Neue Workflows im IDM-Portal: Gäste managen & Funktionspostfach-Zugriff beantragen
Im IDM-Portal gibt es neue Workflows, die Ihnen die tägliche Arbeit erleichtern.
👉 Gäste-Management: Übersicht für Gastgeber*innen zu Gast-Accounts mit Verlängerungsoption
Bisher hatten Sie als Gastgeber*in keine digitale Übersicht der auf Ihren Wunsch hin eingerichteten Gast-Accounts. Auch konnten Sie als Gastgeber*in einen Gast-Account nicht selbst verlängern.
Die Gäste erhielten 28 Tage vor Ablauf eine E-Mail mit dem Hinweis, dass der Gast-Account abläuft und eine Verlängerung beantragt werden muss. Das wurde von den Gästen oft übersehen.
Das wird jetzt für Sie als Gastgeber*in transparenter und besser steuerbar.
Zum einen finden Sie im IDM-Portal eine Übersicht der Gast-Accounts unter anderem mit Status und der Information, ob der Gast-Account aktiviert oder deaktiviert ist.
Mit einem Klick auf den Button „Verlängern“ starten Sie direkt einen Workflow im IDM-Portal, um einen Gast-Account zu verlängern.
Weitere Infos finden Sie hier:
👉 Funktionsadressen im BKS: Zugriff auf vorhandenes Funktionspostfach beantragen
Bisher mussten an einem Funktionspostfach-Zugriff interessierte Personen das auf informellem Weg (Mail, Chat, Gespräch) bei der/dem Besitzer*in beantragen – was evtl. in Vergessenheit geriet.
Zudem musste der/die Besitzer*in des Funktionspostfachs den Zugriff komplett selbst verwalten – also den Zugriff mit allen Schritten selbst erteilen.
Das wird jetzt für alle Beteiligten einfacher.
Der Funktionspostfach-Zugriff kann durch eine noch nicht zugriffsberechtigte Person über einen Workflow im IDM-Portal beantragt werden.
Die/der Besitzer*in erhält eine Genehmigungsanfrage über das IDM-Portal sowie per E-Mail und erteilt die Genehmigung dann einfach über das IDM-Portal. Fertig!
Wichtig: Sie als Besitzer*in eines Funktionspostfachs verlieren zu keinem Zeitpunkt die Kontrolle darüber, wer auf Ihr Funktionspostfach zugreifen darf.
Weitere Infos finden Sie hier:
📅 Ab wann kann ich die neuen Workflows nutzen?
Die neuen Workflows werden ab dem 03.06.2026 offiziell im IDM-Portal zur Verfügung stehen.
Bei Fragen zu den neune Workflows hilf das Kundencenter des Dezernats DigIT weiter.